このように悩んでいる訪問看護ステーションの管理者さんは多いのではないでしょうか。
今回は、訪問看護でのスケジュールの組み方について詳しく解説いたします。
本記事ではスケジュール管理用のExcelデータが無料でダウンロードできますので、ご活用いただければ幸いです。
訪問看護ステーションの管理者さんやスケジュール管理に携わる職員さんは、ぜひ参考にしてください。
1.訪問看護のスケジュール管理とは？
2.訪問看護のスケジュール管理による効果は？
3.スケジュール管理をする際の４つのポイント
3-1.利用者さんのスケジュールに考慮する
3-2.移動距離を考慮する
3-3.訪問内容を考慮する
3-4.急なスケジュール変更に対応する
4.スケジュール管理の実際
5.スケジュール管理の手順
5-1.定期訪問の予定を立てる
5-2.日々の訪問の采配をする
5-3.振替やキャンセルの調整をする
6.スケジュール管理用の無料配布データ
7.まとめ
目次
訪問看護のスケジュール管理とは？
訪問看護には、利用者さんへのサービス提供を行う日時をあらかじめ定めて訪問する予定訪問（定期訪問）と、利用者さんの求めに応じて医師の指示で行う緊急訪問があります。
今回お伝えするスケジュール管理とは、予定訪問の調整や采配を意味します。
管理者さんやそれに準ずる方がスケジュール管理をしていることが多いです。
スケジュール管理を行う際には、利用者さんの居住地や職員の熟練度を考慮するだけでなく、時間変更やキャンセルなど急な予定変更にも対応していく必要があります。
訪問看護のスケジュール管理による効果は？
訪問スケジュールの組み方によっては、効率よく訪問することが可能です。
良い訪問スケジュールを組めると、訪問スタッフの負担を減らすことができます。
その結果、無理なく訪問を続けられ、事故のリスクを減らし安定した利益にもつながります。
反対に、訪問スケジュールが無理のあるものである場合、訪問スタッフは疲弊します。
その結果、事故が増えることや、職員の退職につながります。
利益も上がらないため、事業所の存続にも影響する可能性があります。
スケジュール管理をする際の４つのポイント
利用者さんのスケジュールに考慮する
定期訪問を検討する際には、まず利用者さんのスケジュールを考慮していく必要があります。
在宅では様々なサービスが存在しており、それらのサービスが被らないようにスケジュールを組みます。
介護保険での訪問看護の利用であれば、ケアマネジャーがサービスの調整を図ります。
しかし、介護保険を申請しておらず医療保険での訪問看護の利用する場合などには、訪問看護の管理者やスケジュールを組む職員が利用者さんのスケジュールの情報収集を行います。
外来受診を予定している曜日や私用の予定が入りやすい曜日に定期訪問を組むと、キャンセルや振替が多くなり調整が大変です。
事業所のスケジュールの空き状況にもよりますが、確実に訪問できる日時を精査してスケジュールを組むと良いでしょう。
移動距離を考慮する
日々のスケジュール管理を行う際には、利用者さん宅への移動距離を考慮する必要があります。
訪問看護の移動手段は、地域により徒歩や自転車、バイク、車などがあります。
ギリギリの移動時間であったり休憩時間が取れなかったりするようなルートでは、職員の身体及び精神的疲弊は高くなります。
移動距離が長いほど、訪問の遅延や事故につながる可能性も出てきます。
利用者さんと約束した訪問時間に間に合うことと、職員の安全が守れることを考慮して、移動距離に無理がないルート作りを行いましょう。
訪問内容を考慮する
訪問スケジュールを作る際には、移動距離のみに注目してはいけません。
看護の内容にも注目してスケジュール管理を行いましょう。
利用者さんに必要な看護は、一人一人異なります。
予定された時間内で余裕を持ってケアを遂行できる訪問もあれば、予定された時間目一杯かかるケアの場合もあります。
重症度の高い利用者さんが連続して予定されているルートでは、訪問する看護師さんの余裕がなくなり非常に危険です。
スケジュール管理を行うときには、看護師さんの熟練度や利用者さんの状態を考慮した采配を行うことが求められます。
急なスケジュール変更に対応する
利用者さんの定期訪問が決まっていても、利用者さんの状態やご家族の状況により急なスケジュール変更がある場合があります。
キャンセルや振替、追加での訪問に抜けがないように対応していく必要があります。
スケジュール管理で一番あってはならないことは、必要な訪問が抜けてしまうことです。
必要な訪問が抜けることで、利用者さんに不利益が生じることはもちろん、事業所の信用も一気に落ちてしまいます。
キャンセルや振替、追加訪問の共有方法を事業所内できちんと決めておきましょう。
スケジュール管理の実際
ここで私が実際に行っているスケジュール管理の方法を解説します。
スケジュール管理の方法は、絶対にこれ！というものはありませんので、事業所でやりやすい方法を検討してみてください。
スケジュール管理の手順
私がスケジュール管理を行う際には、以下の手順で進めています。
定期訪問の予定を立てる
日々の訪問の采配をする
振替やキャンセルの調整をする
定期訪問の予定を立てる
利用者さんの契約時に、利用者さんやケアマネジャーと定期的な訪問の予定を立てます。
制度上算定可能な訪問頻度を踏まえ、訪問看護が伺う曜日を検討します。
また、他のサービスを利用している場合には、その利用日との兼ね合いも考慮する必要があります。
やむ負えない場合もありますが、受診や訪問診療がある場合にはその曜日や時間帯もなるべく予定から外します。
私はGoogleのスプレッドシートで定期訪問の表を作成し、事業所の職員全体で共有できるようGoogleドライブで保管しています。
Excelで表を作成し、OneDriveで保管する方法もあります。
そのほかにも、電子カルテ上でスケジュール管理ができる機能を利用したり、Googleスケジュールのアプリも便利に使えるようです。
事業所でホワイドボードとマグネットを使用してスケジュール管理を行う方法もあります。
現在は、コロナウィルス感染拡大の影響により直行直帰の事業所も増えているため、インターネット環境を利用してスケジュール管理を行うことができると便利です。
日々の訪問の采配をする
定期訪問のスケジュール表とは別に、Googleスプレッドシートで日々のスケジュール表を作成しています。
その日の出勤者がどのようなルートで訪問するのかを表示します。
前項でお伝えしたポイントを踏まえ、前後の訪問に間に合うようにルートを組んでいきます。
担当制の訪問看護を行っている場合には、定期訪問のスケジュール表からコピペするだけで概ね日々のスケジュールが完成します。
非担当制の場合には、誰がどの利用者さんを訪問するのか調整する必要があります。
初めて訪問する利用者さんには、すでに訪問したことのある職員に同行訪問を予定することもあります。
また、利用者さんの状態や重症度が重い方ばかりが一定の職員に偏らないように、訪問件数だけでなく看護の内容を踏まえて采配します。
やむを得ず時間変更をお願いする必要がある利用者さんへ、電話連絡を行い事前に了承を得るようにしています。
介護保険での訪問看護を行っている方は、スケジュールの変更についてもケアマネジャーに報告が必要です。
振替やキャンセルの調整をする
定期訪問を予定していても、利用者さんの受診や私用により振替訪問やキャンセルとなる場合があります。
利用者さんの状況によっては点滴や処置が必要となり、追加で訪問する場合もあります。
スケジュールに抜けがないよう注意して予定する必要があります。
私の事業所では、ビジネス用SNSアプリであるチャットワークを利用してキャンセルや振替の連絡をしています。
社用スマホに入れたチャットワークのタスク機能で利用者さん宅からキャンセルや振替の希望を記録し、スケジュール作成時に反映します。
事業所に戻った際に一覧表に書き込む方法をとっていたこともありましたが、利用者さん宅から手軽に記録できる方法に変更してからとても楽になりました。
スケジュール管理用の無料配布データ
まとめ
今回は、訪問看護のスケジュール管理の実際についてまとめました。
コロナウィルス感染が拡大する前には事業所でスケジュール作成をする機会が多かったのですが、現在では職員同士の密集を避けるためオンラインでできる作業に移行しています。
ぜひ、スケジュール管理のコツを覚えて、利用者さんにとっても、一緒に働く仲間にとっても有益な管理を行ってください。
また、今回のご紹介以外にも自身の事業所で行っているスケジュール管理の工夫や、おすすめの方法などがありましたら、ぜひ教えてくださいね♪
ビジケア公式LINEに登録すると、訪問看護に関する最新情報（診療報酬や介護報酬改定を中心とした内容）が月に2回無料で配信されます。
最新セミナー情報やお得なご案内も配信していますので、よろしければ登録をお願いします。
