元々は製造業で使われている用語で、職場環境改善のための活動のひとつです。
現在は様々な業界でも使用されるようになってきており、看護の現場でも使用されています。
5S活動をすることは、作業効率を良くしてミスを減らし、安全に訪問看護ステーションを運営するのにとても役立ちます。
ぜひ参考にしていただきたいです。
目次
5Sを知って訪問看護現場の労働環境を改善
5Sとは
５Sとは、以下の5つの言葉の頭文字から来ています。
- 「整理(Seiri)」
- 「整頓(Seiton)」
- 「清掃(Seiton)」
- 「清潔(Seiketsu)」
- 「しつけ(Shitsuke)」
元々は製造業の職場環境改善やミスの予防に使われている言葉です。
複数のスタッフが関わって作業を分担する看護の現場においても、5Sについて各職場で考えたルールを守ることが伝達ミスの防止につながるとして、多くの医療・看護の現場で使われるようになりました。
5Sを導入する目的
勘違いしないようにしておきたいのは、5S活動の導入は、決して事務所や利用者さん宅の整理整頓や清掃など自体を目的としているわけではないということです。
職場がきれいになること、その状態が保たれることは良いことですが、それだけになってしまいます。
5S活動の本来の目的は、下記のような事柄となります。
- 業務効率・生産性の向上
- 安全性の確保
- 快適な職場環境の実現
職場環境がきっちり整理されている状態では、物を探したり、申し送りが漏れてしまうことが少なくなりますから作業効率が上がります。
逆に職場がきちんと整備されていない状態は、業務効率が低下するだけではなく、思わぬミスや事故などが起こる危険があります。
必要な時に効率よく作業が進められる環境はその職場で働くスタッフにとってストレスが少なく、働きやすい環境となります。
しっかりと現場に集中することができ、余計なストレスが極力少ない状況を作り出すことで、トラブルや離職も予防することができるでしょう。
訪問看護と5S
ここからは、5Sの詳しい説明と訪問看護を交えてのお話です。
訪問看護ステーションでの5S
①整理
「整理」は、要るものと要らないものを はっきり分けて、 要らないものを捨てることをいいます。
多くの書類や物品などを使用する訪問看護の現場ですが、規定の保管期間が過ぎた書類や、不要になった物品な度は場所を取ってしまいますし、必要なものを探すときに手間がかかってしまいます。
そのため、不要なものは溜め込まずに整理・処分していくのが良いでしょう。
②整頓
「整頓」は、使う人が使いやすいように、書類や物品を使用頻度に応じて決められた場所に置くことです。
あまり使用しないものがとても便利で目につくところに置いてある必要はありません。
使用頻度で優先順位を決めて、必ずその場所に置くことが大切です。
また、例えば福祉用具が届く前に一時的に利用者さんに貸し出しているものなどについては、使用中の物品について表などを準備しておくと、他の誰かが貸し出し中の物品を探す手間が省けます。
また、利用者さんのお宅で、看護師が使用する処置物品なども整頓されていることによって、頻回に伺わないスタッフでもわかりやすくなるでしょう。
③清掃
「清掃」は、事業所や使用機器、社用車などの清掃や点検といったメンテナンスを行って、きれいな状態を保ち、いつでも使える状態に保つことです。
定期的に清掃をしていると、物品の不具合や破損に気づくことができ、修理等早めに対処できます。
利用者さんのお宅の中でも滑りやすい部分を見つけたり、手すりが必要だと判断したり、段差などを見つけられる目を持つことにもつながるでしょう。
④清潔
「清潔」は、整理・整頓・清掃についてマニュアルやチェックリストなどを作成し、維持して清潔な状態を継続することです。
整理・整頓・清掃が継続的に実施されるためにはルールが必要です。
習慣化・規律化によって、業務が行われやすい状態が長く続きますので、スタッフのストレスがかなり少なく、良い職場環境といえるようになります。
⑤しつけ
「しつけ」というとあまり良い言葉のようには聞こえませんが、5Sとしての意味では、決められたルールを正しく守るように習慣をつけることを言います。
職場環境の整備は、その職場で働くすべての人が意識するようにならなければ難しいです。
しつけとは、職場を常に清潔でよい状態に保っておくために、スタッフに習慣づけるための教育や仕組みを作ることをいいます。
①～④の「整理・整頓・清掃・清潔」に関しての「しつけ」、つまりステーション内で決められたルールを教育して、実施してもらうことが重要です。
以上が5Sになります。
私たちが自分たちの職場の環境を整えることは、安全な看護を提供するための環境づくりに大変重要な事です。
5Sの視点に基づいた職場環境は、安全なサービスを提供するためにも重要です。
5Sの環境が整ってない職場では、スタッフの業務効率の悪さによって、利用者さんがサービスを受けるまでの待ち時間が長くなったり、必要な時にすぐに判断を受けられないことも考えられます。
次に5Sが不十分である場合に訪問看護の現場で起こる具体的な事例を挙げてみます。
具体的な事例
スタッフAさんが利用者さんへのに関する問い合わせの電話を受けメモをしました。
担当の看護師が折り返しをするように相手方に話をしておきましたが、メモがどこかに紛れてしまい、相手の連絡先が分からず担当看護師に伝えることができません。
結局、30分ほどかけてスタッフ数名でメモのありかを探しました。
訪問看護を利用しているBさんのカルテの情報に見たいものがありましたが、約8年間訪問を続けているBさんのカルテは分厚く、なかなか必要な部分を開くことができませんでした。
これを機にカルテ整理をすることになりましたが、日々の業務に追われて、全員分の整理が終わらないままカルテ整理をしなくなってしまいました。
このようなご経験はありませんか？
他にもこんなことがあります。
- デスクが散らかってしまっており、本人以外に物のありかが分からない
- 訪問先の利用者さんの物品のありかが明記されていないため、久々に訪問したスタッフが薬の場所が分からない
- 古い薬と新しい薬が混在してしまっていてない内服薬や塗薬をどれを使っていいかわからない
日々忙しく業務をこなしている皆さんですから、なかなか時間を割くことが難しい作業もあるとは思いますが、5S活動がしっかりと行われた後に効率化される作業の事を考えて取り組んでいただきたいと思います。
5S活動の手順
改善項目を洗い出してリストアップ
訪問や営業のため、外に出ている時間が多いとは思いますが、その物品の場所が分からないことや、聞きたい時に聞ける人がおらず、入職してからしばらくしても知らないことがたくさんある、なんてことも起こりがちです。
訪問看護ステーションはそれぞれ自分で判断して動ける看護師やセラピストが揃っている職場です。
普段の業務の中でそれぞれが感じていることがあるでしょうから、その意見を出し合って、5Sに関する項目で改善が必要だと思うものをリストアップしてみましょう。
事業所内を見渡してみると、意外に多くの要改善項目があることに気づき驚くでしょう。
ちなみに、事務さんがいる事業所では、ずっとステーションに居てくれている事務さんの意見は大変参考になります。
物品の場所はもっとこうがいいのでは、カルテの順番はこのようにしたら分かりやすいのでは、など看護師とはまた違う角度の意見も出してくれることがありますから、ぜひ一緒に話し合ってみてください。
担当を決める
５Sに関しては担当を決めることがとても有効的です。
清潔について、整頓について、しつけのためのマニュアル作成などいくつかの担当に分けることができると思います。
チェックリストなどの作成をして、定期的な清掃やカルテチェックや、その他重要な書類の整理など、日ごろからこまめに取り組んでいれば、いざという時に焦ることもありません。
誰が何の担当で、いつまでに何をするのかは話し合いの場で決めていきましょう。
負担が偏らないため、みんなが同じように管理ができ、属人化してしまわないように、複数人で行ったり、定期的に担当を交替するなど工夫してください。
いらないものは捨てる
最近では業務の簡素化や電子カルテの利用などが進んでいますので、可能な限り紙媒体のものは時間の余裕を作って整理しましょう。
同様に電子カルテの中も指示書や提供表など紙媒体で残してあるものは整理し、更新していきましょう。
良く使用する者は目の届く場所に置き、それ以外は電子カルテに保存するか、見えない場所に保管しましょう。
保管の必要のないものに関しては捨てましょう。
いつまでに、なんのために、何をするかを明確にする
「カルテ整理をしよう」、「事務所の掃除をしよう」ではなかなか進みませんので、担当となった人がリーダーシップをとって、無理のない範囲でチェックリストなどを作成し、期日を決めて作業を行っていきましょう。
カルテ整理についてもより具体的に、この順番にする、誰がどのカルテをチェックする、など決めましょう。
3ヶ月や半年おきにやる、などと決めると習慣化に繋がります。
PDCAサイクルで回してみる
5S活動の詳細をPDCAサイクルで回してみましょう。
Plan（計画）→Do（改善）→Check（評価）→Action（課題・計画の練り直し）を繰り返し行っていきます。
最初に考えたプランが上手くいかなくても、どれを改善しながら何度も繰り返していくことで、継続的に続けてよい方向に進んでいきます。
まとめ
ミスや事故を未然に防ぐためにも5Sを導入し、そのルールを守ることはとても大事になってきます。
医療の現場ではミスは大きな問題に繋がることも多く、利用者さんの被害はもちろん、ミスをしてしまった当事者のショックやモチベーションが下がってしまうことにも繋がります。
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