みなさんの事業所は電子カルテを導入されていますか？
医療業界はIT化がとても遅れているといわれていますが、訪問看護業界は電子化を進めるメリットがあるといえます。
今回は電子カルテを使うことで減る業務についてご紹介していきます。
電子カルテの導入を考えている方、紙カルテからの移行を迷われている方などにぜひ読んでいただきたいです。
目次
電子カルテを導入することで減る業務一覧
看護記録の確認や管理
紙のカルテの場合には複写の記録を確認したり、ファイルに綴じ込んだりと作業が多いですよね。
電子カルテでは入力すべき項目が分かりやすくなっており、観察項目等は選択肢を埋めていくものも多く、手書きで起こりがちな記録の漏れを省くことができます。
項目ごとに以前の記録を確認したい時も、電子カルテならばどこにどの項目について書かれているかが一目瞭然なので、必要な情報だけをチェックするのも簡単です！
もちろん似たような記録を書く場合にはコピーやペーストができますのでかなり時短になります。
また綴じ込みの必要はないので、作業時間を短縮することができます。
音声入力機能が付いたものでもありますので、パソコンやタブレットの操作が苦手なスタッフにも負担が少なく使ってもらえそうです。
紙カルテの整理
電子カルテは場所を取らずかさばらないため、管理する場所が必要なくなります。
カルテの保存期間はサービス完結の日から2年間、医療法による記録は5年間の保存が望ましいとされています。
利用者さんの増加につれて、紙カルテでは情報の保存の場所で事業所のスペースが取られて行ってしまうこともしばしば。
個人情報の扱いには注意が必要ですから、鍵付き書庫も必要となり、コストもかさみます。
電子カルテならばクラウド上に情報を保存できるものでほとんどなので、そのスペースを管理・整理する時間などが削減できるでしょう。
手作業の請求業務
レセプト業務は利用者さん一人一人について、どの保険のどの項目に該当するのか、制度を調べながら、毎月複雑な請求手続きを行うことになります。
まだ開設したばかりの事業所などで事務職員を雇用する余裕がないときなどは、請求業務を管理者が担うことも多いです。
ただでさえ多忙な中、正確な請求をするのはかなり難易度が高いでしょう。
請求内容に問題があれば、保険者から返戻を受けることもありますし、そうすると報酬が振り込まれるのも月遅れになってしまいます。
診療報酬が2年に1度、介護報酬が3年に1度と早いの頻度で改訂されますので、請求漏れやミスが起こって当たり前とさえいえる状況になります。
そんな問題も、電子カルテが導入されていることで、請求漏れやミスが少なくなるでしょう。
スタッフの日ごろの記録の入力項目が帳票や実績と連動しているため、事務作業が減少しますし、事務作業の効率が大幅にアップします。
利用者さんのカルテ待ち
情報整理をするときなどに、看護師スタッフ同士で同時に同じ利用者さんの情報が必要になったりすることはありませんか？
また、ある利用者さんについて他のスタッフに相談したい等も、紙カルテの場合は同じ場所にいないと紙カルテでの情報は共有できませんよね。
例えば急に利用者さんが急変して救急搬送が必要となった場合に、ご家族へ連絡する人、ケアマネジャーに連絡する人、サマリーを準備する人など業務分担したとします。
せっかくのチームワーク発揮のチャンスも紙カルテが1冊では非効率です。
そんな時、クラウド型のシステムを使用している電子カルテならば、同時に同じ方の情報を見ることができます。
効率よく緊急時も対応でき、迅速な治療にもつながるため、利用者さんにも大きなメリットがあります。
事業所外からの情報確認
夜間の訪問などの場合、紙カルテではすべての人の情報を持ち歩くわけにはいかないため、緊急の訪問の前に事務所に向かわなければいけない場合もあると思います。
電子カルテで、1人に１台タブレットが支給されている場合には、どこでもすぐにこれまでの情報を確認することができますので、すぐに利用者さんのお宅にお伺いすることができます。
また、管理者や責任者がスタッフや外部からの問い合わせを受けた際にも出先からでもすぐに情報を確認して指示を出すことができます。
写真やデータなどの印刷や綴じ込み
褥瘡や創傷などの状態を共有したい場合、紙カルテの中に写真をプリントしたものを挟んだりしてはいませんか？
電子カルテの場合は、タブレット端末で撮影した画像をそのままカルテに取り込むことができます。
カメラで撮った写真を転送してプリントアウト、穴を開けてカルテに綴じ込み。
この作業がすべて省略できることになります。
また、事業所外の訪問診療医とアプリケーションで利用者さんと情報共有する際にも、電子カルテで入力した記録は送信しやすく便利です。
情報共有のやりとり
これまでは何か連絡事項があると個別で電話をしたり口頭で伝えていませんでしたか？
そのタブレット端末にアプリケーションをダウンロードすれば、事業所単位でしておきたい連絡事項から、個別で伝えておきたい内容までメッセージでのやり取りができるようになります。
電話に出られない訪問中でもメッセージなら後で読むことができるので、何度も連絡する手間が省けるようになります。
電子カルテの導入時におそらく一人に対して１台、または事業所で必要台数分のタブレットをリースをすることになると思います。
タブレットの中に様々なアプリをダウンロードすることで多くの業務が効率化できます。
スケジュールの管理も共有することができ、訪問ルートの変更などもすぐに確認することができます。
メッセ―ジのやり取りもしやすくなりますし、Webミーティングができるツールをダウンロードすれば、直行直帰で仕事をしている人や、時短などのスタッフにも無理せず勉強会やミーティングに参加してもらえるようになります。
機器の使用方法や、動画なども使用することができるので、利用者さん宅でのサービス提供にもバリエーションが出るようになるでしょう。
経営状態のデータ収集・分析
経営を分析する機能がついている電子カルテも多く出ていますので、提供したサービスの統計データを取ることができます。
スタッフの稼働率や訪問時間数、介護保険と医療保険の割合などについても確認できるようになります。
時間を使って一から統計を取る手間が省けるので業務効率化に繋がります。
まとめ
いかがでしたでしたか？
多くの業務が効率化されるということが分かったのではないのでしょうか。
電子カルテに慣れない導入直後はは、時間がかかってしまったり、やり取りが上手くいかないこともあるかと思います。
様々な年齢のスタッフが混在する訪問看護ステーションですから、端末の扱いにも差がでてくるかもしれません。
それぞれの事業所に合わせたペースで、すぐにすべてをタブレット操作に変更せず、まずは記録と情報共有からなどと段階を踏んでいくとよいかもしれません。
スタッフのみなさんで協力して意見を出し合いながら、電子カルテをうまく活用し、効率的に運用をしていただけるよう、早い段階での電子カルテを検討されてもいいのではないでしょうか。
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