このようなお悩みはありませんか？
訪問看護の現場では事務的な業務も多く、様々な書類がたくさんあります。
訪問看護の業務で紙媒体を使用するものは、おもに次のようなものがあります。
- 訪問記録
- 訪問看護計画書
- 訪問看護報告書
- 訪問看護サマリー
- 訪問スケジュール
- 医師やケアマネジャー、他職種との連絡
- スタッフ間の連絡・申し送り
- 契約書
- レセプト業務
- 出退勤管理
この中でペーパーレスにできる業務はあるのでしょうか？
答えは、全てできます！
今回は訪問看護でペーパーレスは可能なのかについて現役の訪問看護師が感じることをお伝えしていきたいと思います。
訪問看護の業務をペーパーレスにしたいと思っている方は、ぜひ最後まで読んでみてください！
目次
訪問看護でペーパーレスは可能？
訪問看護の現場では手書きの書類がまだまだ多く、一般企業では伝達はメールが当たり前ですが、訪問看護業界はまだFAXでのやり取りが主流だったりします。
しかし、訪問看護業界も徐々にICT化が進んでおり、ペーパーレス化している事業所も近年増えてきています。
「訪問看護アクションプラン2025」でもICT化を推奨されており、電子カルテやタブレットの導入、スマートフォンの支給をしている事業所も増えてきました。
ペーパーレスになると訪問看護の業務の効率化が図れ、スタッフの業務負担軽減にもなります。
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訪問看護でペーパーレスになる業務
訪問看護でペーパーレスになる業務について説明していきたいと思います。
訪問看護の業務においてペーパーレスになるのは、次のようなものがあります。
- 訪問記録
- 訪問看護計画書・訪問看護報告書・訪問看護サマリー
- 訪問スケジュール
- 医師やケアマネジャー、他職種との連絡
- スタッフ間の連絡・申し送り
- 契約書
- レセプト業務
- 出退勤管理
ひとつずつ説明していきます。
訪問記録
紙カルテの訪問記録の事業所もまだありますが、電子カルテを取り入れている事業所は増えてきています。
紙カルテは書き込むのに時間がかかったり、ファイルに訪問記録を閉じたり、事業所に戻らないと利用者さんの情報をとることができないなど作業効率は悪くなりがちです。
電子カルテであれば、現場でタブレットやスマートフォンの画面をタップすれば簡単に訪問の記録ができるように工夫されていたり、音声入力もできますので記録時間の短縮になります。
また、事業所にいなくても訪問記録を他のスタッフもタブレットやスマートフォンからいつでもどこでも見ることができるので、タイムリーに情報の共有もできるようになります。
訪問看護計画書・訪問看護報告書・訪問看護サマリー
訪問看護計画書・訪問看護報告書・訪問看護サマリ―の作成作業は、訪問業務の合間や訪問が終了し事業所に戻ってから行うため、とても手間と時間がかかります。
電子カルテを導入すると、訪問看護報告書や訪問看護計画書や訪問看護サマリーは記録と連動していることが多いため、転記の必要がなく簡単に作成することができるようになります。
訪問看護報告書や訪問看護計画書や訪問看護サマリーは、電子署名が行われていないメールやSNSを利用した提出は認められていないため、電子カルテで作成したものを印刷して訪問診療医やケアマネジャーや病院などへ郵送します。
郵送する場合は、紙の扱いは必要となります。
訪問スケジュール
訪問スケジュールもペーパーレスにできます。
電子カルテと連動しているものもあれば、グーグルカレンダーやスプレッドシートなどのスケジュール管理ツールを使用し、訪問スケジュールを作成することもできます。
電子化にするメリットは、訪問スケジュールを管理しやすくなることとスタッフとも訪問スケジュールを共有することができることでしょう。
急な訪問変更でもスケジュールを簡単に変えることができ、訪問に出ているスタッフにもすぐに共有できるので電子化はおすすめです！
スタッフ間の連絡・申し送り
スタッフ間の連絡や申し送りは、コミュニケーションツールやチャットアプリなどを使用することでスムーズに連絡がとりあえるようになります。
利用者さんのことで申し送りしたいことがある場合、コミュニケーションツールやチャットアプリを使ってやりとりすれば、メモや申し送りノートに書いて残しておくという手間もいらなくなります。
訪問中はなかなか電話に出ることが難しい場合もありますので、コミュニケーションツールやチャットアプリで連絡をしておくと訪問が終わってから見ることができるので、とても便利だと思います！
医師やケアマネジャー、他職種との連絡
医師やケアマネジャーとのやり取りはまだFAXであることが多く、毎日たくさんのFAXが届くため紙の処理作業にはとても時間がかかります。
実は、これもペーパーレスにできるのです。
他業種から届くFAXをデータ管理にすれば、紙で届かずパソコン上に保管することができます。
また、医師やケアマネジャー、他職種との連絡にコミュニケーションツールやチャットアプリを使用している事業所も増えてきました。
医師やケアマネジャーは忙しく、電話してもすぐに電話に出られないことも多いため、このようなコミュニケーションツールやチャットアプリを使用するとお互い時間の使い方がとても効率が良くなります！
契約書
契約書は、電子契約書を導入するとペーパーレスにできます。
契約書自体を事業所で作成していることが多いので、電子化にできればこの作成する作業もなくなり、用紙代やインク代もかかりませんのでコスト削減にもなります。
契約書の署名はあっちにもこっちにも記入する箇所があり、ご高齢の利用者さんやご家族にとっては大変な作業ですよね。
電子契約書はタブレットで契約内容を確認し、署名も簡単にできますので利用者さんやご家族の負担軽減にもつながるでしょう。
しかし、電子契約書が使用可能かどうかは自治体にもよりますので、事業所管轄の自治体にご確認ください。
レセプト業務
電子カルテを導入すると、レセプトが電子カルテと連動していることが多く、簡単にレセプトを作成できるようになります。
介護保険の場合、電子カルテのソフトによっては国民健康保険団体連合会（国保連）に伝送できるものもあります。
医療保険も2024年5月からオンライン請求ができる仕組みになるようなので、要チェックですね！
電子カルテにすると、レセプトの業務負担を大幅に削減することができますので、業務の効率は格段に良くなるでしょう。
出退勤管理
出退勤の管理がタイムカードや出勤簿では事業所に来ないといけないので、直行直帰のある訪問看護では相性が悪いでしょう。
事業所にいなくても出退勤記録ができる出退勤管理システムや出退勤アプリがあり、このようなシステムやアプリで出退勤の管理をしている訪問看護事業所は多い印象です。
夜間の緊急訪問も自宅から直行直帰することが多いと思いますので、出退勤管理システムやアプリを導入するととても便利だと思います。
まとめ
今回は、「訪問看護でペーパーレスは可能？」について現役訪問看護師が感じることをお伝えしました。
訪問看護で扱う紙媒体は、ほとんどがペーパーレスにできます。
ペーパーレスにすると業務の効率化が図れ、作業時間の短縮にもなり、スタッフの業務負担軽減にもつながります。
まだ紙媒体をたくさん扱っているという訪問看護の事業所は、今回の記事でペーパーレスを考えるきっかけとなってくださると幸いです！
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